Les notes de frais sont souvent considérées comme une tâche fastidieuse et chronophage par les salariés et les gestionnaires. Pourtant, il existe aujourd’hui des solutions innovantes pour faciliter cette gestion et gagner en efficacité. Cet article vous présente ces différentes solutions et vous explique comment elles peuvent simplifier la vie de votre entreprise.
Automatisation de la saisie des notes de frais
La première étape pour faciliter la gestion des notes de frais est d’automatiser leur saisie. En effet, saisir manuellement toutes les informations relatives à une dépense peut être long et source d’erreurs. Plusieurs outils existent aujourd’hui pour automatiser cette tâche, notamment grâce à l’intelligence artificielle.
Par exemple, certaines applications permettent de scanner les reçus et d’extraire automatiquement les données nécessaires (date, montant, TVA, etc.). Ainsi, l’utilisateur n’a plus qu’à vérifier et valider les informations extraites avant de soumettre sa note de frais. Cette solution permet non seulement un gain de temps considérable, mais réduit également le risque d’erreurs liées à la saisie manuelle.
Suivi en temps réel des dépenses professionnelles
Pour optimiser la gestion des notes de frais, il est important d’avoir un suivi en temps réel des dépenses professionnelles. Cela permet aux salariés de vérifier rapidement si leurs dépenses sont conformes à la politique de l’entreprise, et aux gestionnaires d’avoir une vision globale des frais engagés.
Plusieurs solutions existent aujourd’hui pour faciliter ce suivi en temps réel. Par exemple, certaines applications permettent de centraliser toutes les dépenses professionnelles sur une même plateforme, accessible aussi bien par les salariés que par les gestionnaires. Ainsi, chacun peut suivre l’évolution des frais engagés et vérifier qu’ils respectent les règles établies.
Intégration avec les logiciels de comptabilité et de gestion
Afin de faciliter la gestion des notes de frais, il est essentiel que celles-ci soient intégrées aux logiciels de comptabilité et de gestion utilisés par l’entreprise. Cette intégration permet notamment d’éviter les doubles saisies et d’accélérer le traitement des remboursements.
De nombreuses solutions existent aujourd’hui pour assurer cette intégration. Certaines applications proposent par exemple des connecteurs avec les principaux logiciels du marché (Sage, Cegid, etc.), tandis que d’autres offrent des API pour faciliter l’échange de données entre les différentes plateformes. Ainsi, une fois la note de frais validée, les informations sont automatiquement transmises au logiciel de comptabilité pour un traitement rapide et fiable.
Gestion automatisée des plafonds et des règles internes
Pour optimiser la gestion des notes de frais, il est important que les solutions utilisées prennent en compte les plafonds et les règles internes de l’entreprise. Cela permet notamment de limiter les abus et de faciliter le contrôle des dépenses professionnelles.
Plusieurs outils existent aujourd’hui pour automatiser cette gestion des plafonds et des règles internes. Par exemple, certaines applications permettent de définir des limites en fonction du type de dépense (repas, hébergement, etc.) ou du niveau hiérarchique du salarié. Ainsi, lorsqu’une note de frais est soumise, elle est automatiquement vérifiée par rapport à ces règles et refusée si nécessaire.
Formation et accompagnement des salariés
Enfin, pour faciliter la gestion des notes de frais, il est essentiel d’accompagner les salariés dans l’utilisation des solutions mises en place. En effet, plus les salariés seront à l’aise avec ces outils, plus ils seront enclins à les utiliser correctement et efficacement.
Pour cela, il est important de prévoir une formation spécifique à l’utilisation des solutions choisies et d’assurer un accompagnement régulier pour répondre aux éventuelles questions ou difficultés rencontrées. Cela peut passer par des formations en ligne, des ateliers pratiques ou encore un support technique accessible en cas de besoin.
Au-delà de la formation initiale, il est également recommandé de mettre en place un processus d’évaluation régulier afin d’identifier les éventuels points d’amélioration et d’adapter la solution en conséquence.
Ainsi, en adoptant des solutions innovantes pour automatiser la saisie des notes de frais, en centralisant les dépenses professionnelles, en intégrant les logiciels de comptabilité et de gestion, en gérant les plafonds et les règles internes et en accompagnant les salariés, votre entreprise pourra optimiser sa gestion des notes de frais et gagner en efficacité.